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Colaboración y Seguridad

Compartir y proteger libros

Compartir y proteger libros de Excel te permite colaborar con otros usuarios y asegurar tus datos contra modificaciones no autorizadas. Puedes compartir un libro para permitir la edición simultánea y protegerlo mediante contraseñas para restringir el acceso o las modificaciones.

Compartir un libro

  1. Guardar el libro en OneDrive:

    • Ve a «Archivo» > «Guardar como».
    • Selecciona OneDrive y guarda el libro.

  2. Compartir el libro:

    • Ve a «Archivo» > «Compartir».
    • Haz clic en «Compartir con personas».
    • Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el libro.
    • Elige los permisos (pueden editar o solo ver).
    • Haz clic en «Compartir».

Proteger un libro

  1. Proteger el libro con contraseña para abrir:

    • Ve a «Archivo» > «Información».
    • Haz clic en «Proteger libro» y selecciona «Cifrar con contraseña».
    • Introduce una contraseña y haz clic en «Aceptar».
    • Vuelve a introducir la contraseña para confirmarla y haz clic en «Aceptar».

  2. Proteger el libro contra modificaciones:

    • Ve a «Archivo» > «Información».
    • Haz clic en «Proteger libro» y selecciona «Restringir edición».
    • Marca las opciones de restricción que prefieras (como permitir solo edición en áreas específicas o bloquear modificaciones).
    • Haz clic en «Sí, aplicar protección» y, si lo deseas, introduce una contraseña para proteger estas configuraciones.

  3. Proteger hojas específicas dentro del libro:

    • Selecciona la hoja que deseas proteger.
    • Ve a la pestaña «Revisar» y haz clic en «Proteger hoja».
    • Configura las opciones de protección (como permitir ciertas acciones) y añade una contraseña.
    • Haz clic en «Aceptar» y vuelve a introducir la contraseña para confirmar.

Ejemplo práctico:

Supongamos que deseas compartir un libro de Excel con tus colegas y proteger ciertas hojas contra modificaciones:

Compartir el libro:

  1. Guardar el libro en OneDrive:

    • Ve a «Archivo» > «Guardar como».
    • Selecciona OneDrive y guarda el libro en tu cuenta.

  2. Compartir el libro:

    • Ve a «Archivo» > «Compartir».
    • Haz clic en «Compartir con personas».
    • Introduce las direcciones de correo electrónico de tus colegas.
    • Selecciona los permisos (pueden editar).
    • Haz clic en «Compartir».

Proteger hojas específicas:

  1. Proteger una hoja específica:
    • Selecciona la hoja que deseas proteger (por ejemplo, «Presupuesto»).
    • Ve a «Revisar» > «Proteger hoja».
    • Configura las opciones de protección (por ejemplo, permitir que los usuarios seleccionen celdas, pero no las modifiquen).
    • Introduce una contraseña y haz clic en «Aceptar».
    • Vuelve a introducir la contraseña para confirmar.

Explicación:

  1. Guardar el libro en OneDrive: Para compartir un libro, primero debes guardarlo en OneDrive. Esto facilita la colaboración en tiempo real y el acceso desde diferentes dispositivos.
  2. Compartir el libro: Utiliza la opción «Compartir» en el menú «Archivo» para enviar invitaciones por correo electrónico a las personas con las que deseas colaborar. Puedes establecer permisos para que los usuarios puedan editar o solo ver el libro.
  3. Proteger el libro con contraseña: Protege el libro mediante una contraseña para evitar que personas no autorizadas lo abran. Esto se hace desde la opción «Proteger libro» en el menú «Archivo».
  4. Restringir modificaciones: Puedes restringir la edición del libro para permitir solo ciertas acciones. Esto es útil para mantener la integridad de los datos y evitar cambios accidentales o no autorizados.
  5. Proteger hojas específicas: Si solo necesitas proteger ciertas hojas dentro del libro, puedes hacerlo desde la pestaña «Revisar». Esto permite que los usuarios vean la información pero no la modifiquen, o solo realicen acciones específicas que permitas.

Control de cambios y comentarios

El control de cambios y los comentarios en Excel son herramientas esenciales para la colaboración y revisión de documentos. El control de cambios te permite rastrear todas las modificaciones realizadas en un libro, mientras que los comentarios te permiten agregar notas o sugerencias en celdas específicas sin alterar los datos.

Control de cambios

  1. Habilitar el control de cambios:

    • Ve a la pestaña «Revisar».
    • Haz clic en «Control de cambios» en el grupo «Cambios».
    • Selecciona «Resaltar cambios» y marca la casilla «Guardar un historial de cambios».

  2. Configurar las opciones de resaltado:

    • En el cuadro de diálogo «Resaltar cambios», selecciona las opciones para resaltar los cambios realizados desde una fecha específica, por todos los usuarios, y en toda la hoja.
    • Haz clic en «Aceptar».

  3. Aceptar o rechazar cambios:

    • Ve a la pestaña «Revisar».
    • Haz clic en «Aceptar/Rechazar cambios» en el grupo «Cambios».
    • Revisa cada cambio, selecciona «Aceptar» para guardar el cambio o «Rechazar» para deshacerlo.

Comentarios

  1. Agregar un comentario:

    • Selecciona la celda donde deseas agregar un comentario.
    • Ve a la pestaña «Revisar».
    • Haz clic en «Nuevo comentario» en el grupo «Comentarios».
    • Escribe tu comentario en el cuadro que aparece.
    • Haz clic fuera del cuadro de comentario para guardarlo.

  2. Ver, editar y eliminar comentarios:

    • Para ver un comentario, coloca el cursor sobre la celda que contiene el comentario.
    • Para editar un comentario, haz clic derecho en la celda y selecciona «Editar comentario».
    • Para eliminar un comentario, haz clic derecho en la celda y selecciona «Eliminar comentario».

Ejemplo práctico:

Supongamos que estás colaborando en un informe financiero y necesitas rastrear los cambios y agregar comentarios para revisar los datos con tus colegas.

Habilitar y utilizar el control de cambios:

  1. Habilitar el control de cambios:

    • Ve a «Revisar» > «Control de cambios» > «Resaltar cambios».
    • Marca la casilla «Guardar un historial de cambios» y configura las opciones para resaltar cambios realizados desde una fecha específica y por todos los usuarios.
    • Haz clic en «Aceptar».

  2. Aceptar o rechazar cambios:

    • Después de que los colegas hayan realizado modificaciones, ve a «Revisar» > «Aceptar/Rechazar cambios».
    • Revisa cada cambio y selecciona «Aceptar» o «Rechazar».

Agregar y gestionar comentarios:

  1. Agregar un comentario:

    • Selecciona la celda que deseas comentar (por ejemplo, la celda con el total de ingresos).
    • Ve a «Revisar» > «Nuevo comentario».
    • Escribe «Revisar este total, parece alto» y haz clic fuera del cuadro de comentario para guardarlo.

  2. Ver, editar y eliminar comentarios:

    • Para ver el comentario, coloca el cursor sobre la celda comentada.
    • Para editar el comentario, haz clic derecho en la celda y selecciona «Editar comentario».
    • Para eliminar el comentario, haz clic derecho en la celda y selecciona «Eliminar comentario».

Explicación:

  1. Habilitar el control de cambios: Activa el control de cambios desde la pestaña «Revisar» para rastrear todas las modificaciones realizadas en el libro. Esto es útil cuando varios usuarios colaboran en el mismo documento.
  2. Configurar las opciones de resaltado: Puedes configurar las opciones de resaltado para especificar los cambios que deseas rastrear, como los realizados desde una fecha específica o por ciertos usuarios.
  3. Aceptar o rechazar cambios: Una vez que los cambios han sido realizados, puedes revisar cada modificación individualmente y decidir si deseas aceptarla o rechazarla. Esto se hace desde la pestaña «Revisar» seleccionando «Aceptar/Rechazar cambios».
  4. Agregar un comentario: Los comentarios se añaden a celdas específicas sin modificar el contenido de las mismas. Selecciona una celda y usa la opción «Nuevo comentario» en la pestaña «Revisar» para agregar tus notas o sugerencias.
  5. Ver, editar y eliminar comentarios: Puedes ver un comentario colocando el cursor sobre la celda comentada, editarlo haciendo clic derecho y seleccionando «Editar comentario», o eliminarlo seleccionando «Eliminar comentario».

Recursos