Excel - de Cero a Profesional

Automatización

Introducción a macros

Las macros en Excel son secuencias de comandos que automatizan tareas repetitivas. Una macro puede grabar tus acciones para que las ejecutes automáticamente en el futuro. Utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), las macros pueden realizar tareas desde simples acciones de formato hasta operaciones complejas de datos.

Pasos para crear una macro:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador:

    • Ve a «Archivo» > «Opciones».
    • En el menú «Personalizar cinta de opciones», marca la casilla «Desarrollador».
    • Haz clic en «Aceptar».

  2. Grabar una macro:

    • Ve a la pestaña «Desarrollador».
    • Haz clic en «Grabar macro» en el grupo «Código».
    • En el cuadro de diálogo, dale un nombre a la macro, asigna un atajo de teclado (opcional) y elige dónde guardar la macro (en este libro de trabajo o en el libro de macros personal).
    • Haz clic en «Aceptar» para comenzar a grabar.

  3. Realizar las acciones que deseas automatizar:

    • Realiza las acciones que deseas grabar (por ejemplo, formato de celdas, inserción de datos, cálculos).
    • Cuando hayas terminado, ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Detener grabación».

  4. Ejecutar la macro:

    • Ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Macros».
    • Selecciona la macro que grabaste y haz clic en «Ejecutar».

  5. Editar una macro:

    • Ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Macros».
    • Selecciona la macro que deseas editar y haz clic en «Modificar».
    • Se abrirá el editor de VBA donde puedes ver y modificar el código de la macro.

Ejemplo de una macro simple:

Supongamos que deseas crear una macro que formatee un rango de celdas con un fondo amarillo y texto en negrita:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador:

    • Ve a «Archivo» > «Opciones».
    • En el menú «Personalizar cinta de opciones», marca la casilla «Desarrollador».
    • Haz clic en «Aceptar».

  2. Grabar la macro:

    • Ve a «Desarrollador» > «Grabar macro».
    • Nombra la macro «FormatearCeldas».
    • Asigna un atajo de teclado (por ejemplo, Ctrl+Shift+F).
    • Haz clic en «Aceptar».

  3. Realizar las acciones:

    • Selecciona un rango de celdas (por ejemplo, A1
       

      ).

    • Ve a la pestaña «Inicio», selecciona un color de relleno amarillo y aplica negrita al texto.
    • Ve a «Desarrollador» > «Detener grabación».

  4. Ejecutar la macro:

    • Selecciona otro rango de celdas que desees formatear.
    • Ve a «Desarrollador» > «Macros», selecciona «FormatearCeldas» y haz clic en «Ejecutar».
    • Alternativamente, usa el atajo de teclado Ctrl+Shift+F.

Explicación:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador: La pestaña de Desarrollador no está habilitada de manera predeterminada en Excel, por lo que necesitas activarla desde las opciones de Excel. Esta pestaña proporciona acceso a herramientas avanzadas como la grabación de macros y el editor de VBA.
  2. Grabar una macro: Puedes grabar una macro seleccionando la opción «Grabar macro» en la pestaña de Desarrollador. Esto abre un cuadro de diálogo donde puedes nombrar la macro, asignar un atajo de teclado y especificar dónde se guardará la macro. Después de iniciar la grabación, Excel registrará todas las acciones que realices.
  3. Realizar las acciones: Durante la grabación, realiza las acciones que deseas automatizar. Estas pueden incluir formato de celdas, inserción de datos, cálculos, etc. Una vez que hayas terminado, detén la grabación.
  4. Ejecutar la macro: Para ejecutar la macro, ve a «Macros» en la pestaña de Desarrollador, selecciona la macro y haz clic en «Ejecutar». Alternativamente, puedes usar el atajo de teclado asignado durante la grabación.
  5. Editar una macro: Si necesitas modificar una macro, puedes hacerlo en el editor de VBA. Accede a «Macros» en la pestaña de Desarrollador, selecciona la macro y haz clic en «Modificar». Esto abre el código VBA de la macro, donde puedes realizar cambios y personalizaciones adicionales.

Grabar y ejecutar macros

Las macros en Excel te permiten automatizar tareas repetitivas mediante la grabación de una serie de acciones que puedes reproducir posteriormente. Grabar una macro captura tus acciones en el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), que luego puedes ejecutar para realizar automáticamente esas mismas tareas.

Pasos para grabar una macro:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador:

    • Ve a «Archivo» > «Opciones».
    • En el menú «Personalizar cinta de opciones», marca la casilla «Desarrollador».
    • Haz clic en «Aceptar».

  2. Grabar una macro:

    • Ve a la pestaña «Desarrollador».
    • Haz clic en «Grabar macro» en el grupo «Código».
    • En el cuadro de diálogo, dale un nombre a la macro, asigna un atajo de teclado (opcional), elige dónde guardar la macro (en este libro de trabajo, en un libro de macros personal o en un nuevo libro).
    • Haz clic en «Aceptar» para comenzar a grabar.

  3. Realizar las acciones que deseas automatizar:

    • Realiza las acciones en Excel que deseas que la macro grabe (por ejemplo, formatear celdas, insertar datos, realizar cálculos).
    • Cuando hayas terminado, ve a la pestaña «Desarrollador» y haz clic en «Detener grabación».

Pasos para ejecutar una macro:

  1. Ejecutar una macro desde la pestaña Desarrollador:

    • Ve a la pestaña «Desarrollador».
    • Haz clic en «Macros» en el grupo «Código».
    • Selecciona la macro que deseas ejecutar.
    • Haz clic en «Ejecutar».

  2. Ejecutar una macro con un atajo de teclado:

    • Si asignaste un atajo de teclado a la macro durante la grabación, simplemente presiona la combinación de teclas asignada para ejecutar la macro.

Ejemplo práctico:

Supongamos que deseas crear una macro para formatear un rango de celdas con un fondo amarillo y texto en negrita.

Grabar la macro:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador:

    • Ve a «Archivo» > «Opciones».
    • En «Personalizar cinta de opciones», marca la casilla «Desarrollador».
    • Haz clic en «Aceptar».

  2. Grabar la macro:

    • Ve a «Desarrollador» > «Grabar macro».
    • Nombra la macro «FormatearCeldas» y, opcionalmente, asigna un atajo de teclado (por ejemplo, Ctrl+Shift+F).
    • Elige guardar la macro en «Este libro de trabajo».
    • Haz clic en «Aceptar».

  3. Realizar las acciones:

    • Selecciona un rango de celdas (por ejemplo, A1
       

      ).

    • Ve a la pestaña «Inicio», selecciona un color de relleno amarillo y aplica negrita al texto.
    • Ve a «Desarrollador» > «Detener grabación».

Ejecutar la macro:

  1. Ejecutar desde la pestaña Desarrollador:

    • Selecciona otro rango de celdas que desees formatear.
    • Ve a «Desarrollador» > «Macros», selecciona «FormatearCeldas» y haz clic en «Ejecutar».

  2. Ejecutar con el atajo de teclado:

    • Selecciona el rango de celdas que desees formatear.
    • Presiona el atajo de teclado asignado (Ctrl+Shift+F).

Explicación:

  1. Habilitar la pestaña de Desarrollador: La pestaña de Desarrollador debe estar habilitada para acceder a las herramientas de macros. Esto se hace desde las opciones de Excel, personalizando la cinta de opciones.
  2. Grabar una macro: Inicia la grabación de una macro desde la pestaña Desarrollador. Asigna un nombre a la macro y, si lo deseas, un atajo de teclado. Realiza las acciones que deseas automatizar mientras la macro está grabando. Estas acciones se guardarán en el lenguaje VBA.
  3. Realizar las acciones: Durante la grabación, realiza todas las acciones que deseas que la macro automatice. Estas acciones pueden incluir formateo, entrada de datos, cálculos, etc. Cuando termines, detén la grabación de la macro.
  4. Ejecutar una macro: Puedes ejecutar la macro desde la pestaña Desarrollador seleccionando «Macros», eligiendo la macro y haciendo clic en «Ejecutar». También puedes usar un atajo de teclado si lo asignaste durante la grabación.

Recursos